Mensen die succesvol zijn in hun communicatie, hebben niet alleen aandacht voor de inhoud van hun boodschap. Ze zorgen er in de eerste plaats voor dat gesprekspartners zich op hun gemak voelen bij hen.
Waarom?
Omdat iemand die zich op zijn gemak voelt, zich meer open stelt. De bereidheid om meer en vooral eerlijker over zichzelf te vertellen neemt serieus toe, alsook de ontvankelijkheid voor de boodschap die jij naar hem/haar stuurt.
Het is een ware kunst om mensen het gevoel te geven dat ze belangrijk zijn, voor jou, op het moment van je communicatie. Maar als je erin slaagt, dan wordt echt contact mogelijk.
Echt contact wordt binnen NLP ‘RAPPORT’ genoemd.
Jij hebt jouw model van de wereld en de ander heeft een eigen, uniek model van de wereld. Wat rapport doet, is als het ware een brug bouwen tussen deze twee.
Een aantal principes die spelen als het gaat over rapport:
- Geen van beide modellen is beter of slechter dan een ander.
- Het gaat niet om ‘gelijk’ krijgen in communicatie, maar om informatie delen.
- Jij bent verantwoordelijk voor de manier waarop jouw communicatie overkomt.
- Ieder van ons heeft de behoefte om gezien en gehoord te worden.
Rapport bouwt verder op die behoefte.
Als jij de ander (zowel verbaal als non-verbaal) de boodschap geeft dat je hem/haar ziet en hoort, dan komt er iets tot rust in die ander. Dan hoeft die niet steeds zijn boodschap te blijven herhalen, dan kan die eventueel ook een laagje dieper gaan in zijn/haar gesprek.
Verschillende soorten gesprekken, vragen verschillende soorten van rapport.
Er zijn twee redenen om flink te investeren in rapport:
Als je invloed wilt op de ander
Als je informatie wil van de ander
HOE doe je dat?
Er zijn meerdere vaardigheden die je kan inzetten om rapport op te bouwen.
Om te beginnen is het belangrijk dat je kunt onderkennen dat jullie beiden een ander model van de wereld hebben en daar verder geen oordeel over te hebben.
Een tweede noodzakelijk element is dat je nieuwsgierigheid kunt ervaren, dat je graag meer wilt weten over het model van de wereld van de ander. Deze nieuwsgierigheid laat je zien door:
- Jouw nonverbale communicatie af te stemmen op wat je gesprekspartner doet. We noemen dit ‘matchen’. Dit is vooral belangrijk bij aanvang van het gesprek. Het creëert een eerste gevoel van herkenning.
- Open vragen te stellen. Dit is de enige soort vragen die geen suggestie in zich draagt vanuit jouw eigen model van de wereld.
‘Is het niet zo dat je je dan bedrogen voelt?’ wordt ‘Hoe voel je je dan?’
Open vragen beginnen met: wat, hoe, in welke mate, wanneer, met wie, waar
Het derde element is af en toe samen te vatten wat de ander zei. Vragen stellen is niet genoeg. Een volgend belangrijk element is luisteren. Maar hoe weet de ander dat je luistert? Doordat je af en toe een samenvatting geeft. Regel hierbij is dat je belangrijke woorden exact overneemt.
Als iemand vertelt over de ‘gespannen sfeer’ op het werk, moet je het in de samenvatting niet hebben over de ‘dreigende conflicten’. Juist met het overnemen van dezelfde woorden, krijgt de ander het gevoel dat jij hem snapt.
In rapport is dat waar het over gaat: de bereidheid de ander te willen begrijpen!
Dit hoeft niet te betekenen dat je het eens bent met alles wat de ander zegt.
Het kunnen opbouwen van rapport heeft niets te maken met het wel of niet sympathiek vinden van de ander! Het gaat over jouw bereidheid om de moeite te doen op elkaar af te stemmen.
Stephan Covey vat het heel mooi samen in zijn oneliner:
‘Begrijp voordat je begrepen wil worden!’
